A AT deverá notificar o sujeito passivo, no prazo de oito meses, com decisão expressa sobre o pedido de autorização prévia para regularização do IVA em créditos de cobrança duvidosa.
Se a notificação não for emitida no prazo previsto, e o valor dos créditos seja inferior a 150 mil euros, IVA incluído, por fatura, presume-se o deferimento do pedido.
Para créditos iguais ou superiores a 150 mil euros, IVA incluído, por fatura, presume-se o indeferimento do pedido, em caso de ausência de notificação expressa.

Recebido o pedido, a AT notifica o devedor para que se pronuncie. Será o momento para este apresentar a sua defesa, podendo apresentar prova de que já pagou, no todo ou em parte, a dívida ou que o seu crédito não se encontra em mora. Não fazendo prova de nenhum destes factos, ou caso não se pronuncie, o devedor será notificado pela AT para regularizar o IVA que foi por ele deduzido, sob pena de, não o fazendo, lhe ser efetuada uma liquidação adicional.

A regularização por parte do devedor é efetuada, a favor do Estado, no campo 41 da declaração periódica de IVA, implicando o preenchimento do quadro 1-E do anexo ao campo 41. Esta retificação deverá ser efetuada na declaração periódica relativa ao período de imposto em que ocorreu a respetiva notificação.
Quanto ao credor, reunidas as condições poderá incluir o valor no campo 40, regularização a favor do sujeito passivo, juntando o respetivo anexo onde preencherá o quadro 1-F, até ao final do período seguinte àquele em que se verificar o deferimento do pedido de autorização prévia.

Efetivamente, o sujeito passivo terá que obrigatoriamente efetuar a regularização com base no enquadramento que primeiramente se verificar. Assim, não pode, reunidas as condições para encetar o mecanismo do pedido de autorização prévia por cobrança duvidosa, não o fazer e esperar que estejam reunidas as condições para realizar a regularização como incobrável. De igual modo, estando verificadas as condições para a regularização como incobrável, não pode deixar de efetuar a regularização que seja devida para aguardar pela verificação da mora.

Por exemplo, uma empresa que está com um processo de insolvência desde agosto de 2018 e em que um dado credor está a reclamar créditos vencidos em dezembro de 2017. Completam-se os 24 meses da mora em dezembro de 2019 pelo que, se nesta data ainda não se deu o trânsito em julgado do encerramento do processo de insolvência por insuficiência de bens após o rateio final ou a homologação do plano de recuperação objeto da deliberação da assembleia de credores com perdão de dívida, então o credor terá de, obrigatoriamente, efetuar um pedido de autorização prévia à AT para poder regularizar o IVA de tais créditos. Como se verificaram primeiro as condições para a dedução do IVA a favor do sujeito passivo, relativas a créditos de cobrança duvidosa, é esse o mecanismo que terá de acionar. Fica excluída a possibilidade de tal dedução se realizar, em momento posterior, usando as disposições relativas a créditos incobráveis, ainda que no âmbito da insolvência

Os sujeitos passivos podem, sem necessidade de pedido de autorização prévia regularizar (deduzir a seu favor) o IVA relativo a créditos considerados incobráveis, sempre que este facto relevante (a incobrabilidade) se verifique em momento anterior à consideração como crédito de cobrança duvidosa (24 meses de mora).

Pode haver lugar a regularização do IVA anteriormente liquidado quando os créditos se mostrem incobráveis através de processo de execução (após o registo informático de extinção do processo, a que se refere a alínea b) do n.º 2 do artigo 717º do Código do Processo Civil), em processo de insolvência ou em processo especial de revitalização (PER), nos termos previstos no Sistema de Recuperação de Empresas por Via Extrajudicial (SIREVE) e quando for celebrado o acordo sujeito ao Regime Extrajudicial de Recuperação de Empresas (RERE).

Quando o crédito se mostre incobrável por um dos mecanismos previstos em sede de IVA para efeitos de regularização do imposto, o credor terá de comunicar ao devedor, que seja sujeito passivo de IVA, a anulação total ou parcial do imposto, para efeitos de retificação da dedução inicialmente efetuada, devendo esta comunicação identificar as faturas, o montante do crédito e do imposto a ser regularizado, o processo ou acordo em causa, bem como o período em que a regularização é efetuada.

Nestes processos, a incobrabilidade considera-se verificada na data do registo informático de extinção do processo, a que se refere a alínea b) do n.º 2 do artigo 717.º do Código do Processo Civil. Assim, para efeitos de regularização do IVA, para além da certificação de ROC e da comunicação da regularização ao devedor, o credor deve estar na posse de comprovativo de que a execução foi extinta por não terem sido encontrados bens penhoráveis. Este comprovativo pode ser uma certidão judicial passada para o efeito ou documento extraído do CITIUS, comprovativo da extinção da execução.

Quando a insolvência é decretada com caráter limitado, por inexistência ou insuficiência da massa insolvente, os sujeitos passivos que tenham créditos sobre o insolvente, independentemente de terem intervindo no processo ou de terem reclamado os respetivos créditos, podem regularizar a seu favor o IVA correspondente ao montante que tenha ficado por pagar, após o trânsito em julgado da sentença que declarou a insolvência com caráter limitado. Neste caso, para além da certificação de ROC e da comunicação da regularização ao devedor, o credor deve estar na posse de certidão judicial ou de qualquer outro meio de prova onde conste que a insolvência foi declarada com caráter limitado. A data do trânsito em julgado da sentença pode constar de certidão judicial ou ser confirmada por qualquer outro meio.