O valor das deduções à coleta é apurado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) com base nas faturas que lhe forem comunicadas, através do portal E-Fatura, até ao dia 25 de fevereiro do ano seguinte ao da sua emissão, relativamente a cada adquirente nelas identificado.
A AT disponibiliza depois, na área pessoal de cada contribuinte no Portal das Finanças, o montante das deduções à coleta até ao dia 15 de março.
Do cálculo do montante das deduções à coleta, podem os sujeitos passivos reclamar, até ao dia 31 de março, de acordo com as normas aplicáveis ao procedimento de reclamação graciosa, com as devidas adaptações.

A comunicação/ confirmação do agregado familiar serve de base ao preenchimento automático da declaração de rendimentos pelo que a mesma será necessária nos casos de alteração de estado civil, por casamento, divórcio ou viuvez; mudança de residência; nascimento de filhos; alterações à guarda conjunta ou outras alterações na composição do agregado familiar. Deverá fazê-lo em https://www.acesso.gov.pt/v2/loginForm?partID=CDPR&path=/dadosrelevantes/.
Se não se tiverem registado alterações, não é necessário efetuar esta comunicação.

Em termos de incidência pessoa, podem optar por este regime os sujeitos passivos:
- Residentes;
- Não isentos nem sujeitos a um regime especial de tributação; e
- Que exerçam, a título principal, uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola.
Ao referir que os sujeitos passivos isentos ou sujeitos a um regime especial de tributação não podem optar pelo regime simplificado, o legislador excluiu do seu âmbito de aplicação subjetiva, designadamente, todos os sujeitos passivos abrangidos pelo regime de transparência fiscal a que se refere o artigo 6.º do CIRC e os sujeitos passivos a que seja aplicável o regime especial de tributação dos grupos de sociedades (RETGS).

Até 15 de fevereiro, os sujeitos passivos devem confirmar ou alterar os dados relativos à composição do agregado familiar e outros elementos pessoais relevantes, nomeadamente, informação sobre residência alternada de dependentes em guarda conjunta estabelecida em acordo de regulação do exercício das responsabilidades parentais.
Se a sua situação familiar ou pessoal se alterou (nascimento de filhos, casamento, divórcio, morte do cônjuge, mudança de residência permanente, filhos em guarda-conjunta, ou filhos que deixaram de ser considerados dependentes) deve comunicá-las à AT, no Portal das Finanças. Caso não proceda à referida atualização, são consideradas as informações familiares e pessoais apresentadas na última entrega do IRS.

Caso não concorde com os valores das deduções à coleta relativas às despesas gerais familiares e ao benefício pela exigência de fatura apurados pela AT, pode apresentar uma reclamação junto desta entidade até 31 de março.

Se o valor dos rendimentos, ou o total do balanço, ultrapassar os limites previstos num período em que o sujeito passivo esteja enquadrado no regime simplificado, a sua aplicação cessa produzindo efeitos no primeiro dia do período de tributação, isto é, naquele ano já estará enquadrado no regime geral.
Outro exemplo, tendo exercido a opção pelo regime simplificado, aquando da entrega da modelo 22 daquele período indica não ter adotado a normalização contabilística para microentidades. Este também será motivo para o não enquadramento no regime simplificado nesse mesmo ano.
A aplicação deste regime cessa ainda quando o sujeito passivo não cumpra as obrigações de emissão e comunicação das faturas previstas, sem prejuízo das demais sanções aplicáveis.

Como regras, os vendedores e prestadores de serviços devem comunicar as faturas emitidas durante o mês seguinte. Após essa comunicação à Autoridade Tributária disponibiliza a informação no Portal.
Caso após essa data não se encontrem disponibilizadas as referidas faturas (por não terem sido atempadamente comunicadas pelos agentes económicos), poderá o consumidor final inseri-las na sua página pessoal do sistema e-fatura, através da funcionalidade que possibilita aos consumidores o registo dos elementos das faturas que tenham na sua posse.

Existem faturas, comunicadas pelos vendedores e prestadores de serviços que, por diversos motivos, ficam pendentes. Assim, o contribuinte deve ir classificar essa fatura de acordo com o que significa para si, por forma a afetar à devida categoria de dedução à coleta. Esta validação/ confirmação deve ser efetuada até dia 25 de fevereiro.

A declaração modelo 44 – Comunicação anual de rendas recebidas, deve ser entregue até final de janeiro do ano seguinte pelos sujeitos passivos de IRS com rendimentos da categoria F que estejam dispensados e não tenham optado pela emissão de recibos de rendas eletrónicos e ainda as entidades a que se refere o n.º 7 do artigo 78.º-E do CIRS.
Nesta declaração, devem ser mencionadas todas as importâncias recebidas dos inquilinos, pelo pagamento de rendas relativas a: arrendamento, subarrendamento, cedência de uso do prédio ou de parte dele, que não arrendamento e aluguer de maquinismos e mobiliários instalados no imóvel locado.

Apenas poderão optar por este regime as entidades que não estejam legalmente obrigadas à revisão legal das contas e o respetivo capital social não seja detido em mais de 20 por cento, direta ou indiretamente, por entidades que não preencham alguma das condições necessárias, exceto quando sejam sociedades de capital de risco ou investidores de capital de risco.
As entidades que tenham renunciado à aplicação deste regime nos três anos anteriores não poderão optar por este regime de tributação.
Além destas condições referimos também que apenas poderão estar enquadradas no regime simplificado as entidades que adotem o regime de normalização contabilística para microentidades. Por sua vez, o seu montante anual ilíquido de rendimentos não pode ser superior a 200 mil euros e o seu total de balanço não pode exceder os 500 mil euros.